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Empresas: claves para una correcta automatización de los procesos de negocios

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En la actualidad, se está viviendo una revolución digital y una aceleración en el uso de las tecnologías como base de los negocios, por lo que resulta relevante comprender los procesos fundamentales para el éxito de cualquier empresa, señaló Valtx.

La automatización hace a un negocio más rentable y el proceso optimiza el desempeño de los trabajadores, asegurando la satisfacción del cliente, indicó.

Sin embargo, la mala automatización de procesos puede significar ineficiencia en el negocio y generar frustración debido al tiempo desaprovechado, refirió.

En ese sentido, indicó que es necesario apoyarse en la disciplina BPM (Business Process Management) como guía para tener una correcta automatización de procesos, que sea eficiente y rentable.

A continuación, presentó cinco pasos a seguir:

1.- Análisis: lo primero que se debe hacer, es una amplia investigación de todos los procesos del negocio para asegurar que la visión de toda la empresa esté alineada con la cadena de valor: servicios, atención al cliente y soporte de la gestión con las ventas.

Asimismo, no solo se trata de examinar toda la documentación también, es fundamental analizar los procesos de la forma exacta en que se ejecutan en la empresa. Es así cómo, se logra obtener una visión precisa de los errores que se presentan en el negocio e identificar aspectos a mejorar con los siguientes pasos del proceso BPM.

2.- Diseño: esta es la fase en la que se empiezan a tomar las decisiones importantes. Con toda la información detallada sobre la empresa y las mejoras a realizar, se puede pasar a vincular éstas con los objetivos del negocio para rediseñar el proceso de ejecución de acciones.

Primero, se analizan las deficiencias y comparan las nuevas estrategias con las anteriores, realizando simulaciones. Después, las nuevas alternativas pasan por diversos procesos de aprobación que finalmente, concluyen en la creación de un nuevo plan a implementar.

3.- Ejecución: con un plan aprobado, se pasa a la realización del proyecto que se logra de dos maneras: la implementación sistémica, que funciona con apoyo de softwares específicos, y la implementación no sistémica, que no cuenta con las herramientas del BPM.

El método elegido no es lo que importa, sino el objetivo, que no es otro que la rentabilidad de la empresa, ejecutando la estrategia elegida para resolver los problemas identificados.

4.- Monitoreo: en este paso se valida si los procesos están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Esto se logra controlando el tiempo de duración del proceso, el costo y los recursos insumidos, la capacidad y la calidad, que identifica si en el proceso hay errores y variaciones que afectan a la satisfacción del cliente.

5.- Optimización: realizar seguimiento a los pasos anteriores es esencial para asegurar una mejora continua en el negocio. Esto es importante para notar si en la práctica el modelo está alcanzando los objetivos. Toda la atención debe estar plasmada en la mejora del rendimiento, la reducción de costes y la satisfacción de necesidades del cliente.

Actualmente, las ventajas competitivas están en la transformación digital, por lo que estar a la vanguardia es primordial si se quiere salir adelante y tener éxito en el futuro, señaló Valtx.

Los avances tecnológicos no deben pasar desapercibidos y siempre es bueno estar un paso adelante, recalcó.

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